A Assistência Administrativa gerencia de toda a parte administrativa e predial do Instituto, bem como a gestão de contratos de empresas terceirizadas de vigilância, limpeza, copeiragem, jardinagem e manutenção de aparelhos de ar condicionado seguindo as normas e legislações vigentes na Universidade. Assim como assessora a direção nos assuntos referentes a tramitação de processos e documentos.

Assessora a Comissão de Espaço Físico da Unidade, onde são decididas toda a distribuição e áreas físicas do Insituto.
Incluem-se nesta assistência os seguintes serviços e seções:

Serviço de Expediente
Coordena toda a tramitação e distribuição de documentos internos e externos do instituto, tais como processos, protocolados, correspondências e serviço de correio. Tem sob sua responsabilidade a organização e administração do arquivo do IME.

Serviço de Pessoal

É de responsabilidade do Serviço de Pessoal toda tramitação de documentos relacionados à vida funcional de docentes e funcionários, tais como: contratação; rescisão contratual, alterações contratuais de função, horários, regime e jornada de trabalho; designação, substituição e incorporação de verbas de representação; controle e acompanhamento da legislação; acumulação de cargo; registro de licenças, afastamentos e férias; registro e consignação em folha de pagamento; aposentadorias; atualização cadastral; cadastramento de autorizações de horas-extras; comunicação de acidentes de trabalhos, agendamento de exames junto ao SESMT, A execução dos serviços é totalmente baseada no manual de Normas e Diretrizes do Departamento de Recursos Humanos e nas orientações da Procuradoria Geral da Universidade.

Seção de Veículos
Administra a agenda dos serviços de transporte do Instituto, bem como manutenção e conservação dos carros oficiais, seguindo o as normas da COPAVO - Comissão de Permanente para Apuração de Acidentes com Veículos Oficiais.

Seção de Serviços Gerais
Tem sob sua responsabilidade toda a parte de manutenção e conservação dos prédios do IME, acompanha e fiscaliza os serviços de limpeza, jardinagem, copeiragem e manutenção e equipamentos de ar condicionado. Estão ligados a esta seção os setores de vigilância e manutenção. O setor de vigilância é responsável toda a segurança do Instituto, acompanhamento da empresa terceirizada. O setor de manutenção é responsável por toda a manutenção predial no que tange a pequenos reparos.

Seção de Artes Gráficas
Essa seção faz todo o trabalho referente a serviços reprográficos da administração do Instituto, bem como a reprodução de provas e publicações. Atende aos pós-graduandos, pós-doutorandos e professores visitantes no que tange a cópia de material de pesquisa.